Montfort, c’est l’hôpital universitaire francophone de l’Ontario offrant des soins exemplaires centrés sur la personne et sur nos communautés. Montfort est l’un de six hôpitaux au Canada qui : sont des hôpitaux universitaires ; servent une population générale ; ont des lits de soins intensifs, obstétrique, santé mentale, réadaptation et autres soins aigus ; font partie des 50 meilleurs hôpitaux et des 40 principaux hôpitaux de recherche ; et ont plus d’indicateurs au-dessus de la moyenne qu’en dessous selon l’Institut canadien d’information en santé.
Avec la vision d’une francophonie audacieuse pour des communautés en santé, Montfort vise à : desservir une population grandissante et vieillissante ; accroitre les services en français ; renforcer sa responsabilité sociale ; accroitre l’impact de l’enseignement et de la recherche ; et innover pour être un milieu convoité.
Reconnu avec la plus haute distinction par Agrément Canada trois fois consécutives, Montfort est le premier hôpital à être désigné hôte francophone à titre d’organisme vedette en pratiques exemplaires (OVPE) par l’Association des infirmières et infirmiers autorisés de l’Ontario.
Sommaire des responsabilités
Sous la responsabilité du Chef de la gouvernance et conseiller exécutif, le titulaire du poste assume les responsabilités des activités de la gouvernance et offre un soutien en matière de politiques.
Il fournit un soutien administratif, organisationnel et logistique à l’Association de l’Hôpital Montfort, au Conseil d’administration (CA) en plus d’appuyer le chef de la gouvernance et conseiller exécutif. Finalement, à titre de personne ressource et premier point de contact du bureau de la gouvernance, le titulaire transige à divers niveaux avec la clientèle interne et externe de l’Hôpital Montfort.
Soutien administratif
- Coordonner les activités quotidiennes reliées au bureau de la gouvernance et assurer un soutien administratif et logistique ;
- Accueillir et rediriger les personnes qui se présentent au bureau de la gouvernance ;
- Assurer la distribution du courrier ;
- Préparer, rédiger et transmettre divers documents, dont la correspondance d’affaires, des présentations et des rapports ;
- Gérer la boîte courriel du bureau de la gouvernance ainsi que celle des politiques;
- Participer à divers comités, comme le forum des adjointes, les rencontres des adjointes de la gouvernance, groupes de travail ou autres comités en lien avec les fonctions ;
- Maintenir à jour le système de classement électronique ;
- Assurer une couverture et fournir un soutien aux adjointes exécutives en cas d'absence;
- Au besoin, agir à titre de compagnon à l’intégration d’un adjoint administratif;
- Soutenir le supérieur immédiat dans la gestion de ses projets et programmes clés au sein de l'hôpital, y compris le suivi des tâches et des délais ;
- Fournir un appui administratif au supérieur immédiat.
Gouvernance
- Voir au parcours d’accueil et d’intégration des nouveaux membres de l’Association et du CA;
- Recourir aux processus administratifs et logistiques à la suite des nominations de nouveaux membres et de départs de certains ce qui inclut entres autres de mettre à jour les banques de données et listes, voir à l’émission de passes d’accès au stationnement et à la direction générale, à la création d’adresses courriel, fournir l’accès aux sites SharePoint;
- Anticiper les besoins des membres du CA en étant proactif dans la planification de rencontres, des suivis et la préparation des documents ;
- Coordonner la logistique de l’ensemble des réunions de la gouvernance;
- Aviser des conflits de temps, de membres, etc., proposer des solutions et assurer la flexibilité nécessaire pour redéfinir les priorités en fonction de demandes inattendues ;
- Créer et mettre à jour des pages web SharePoint pour le CA et le Comité de gouvernance;
- Préparer des documents, tel le calendrier des réunions de la gouvernance et les déposer dans SharePoint;
- Préparer l’ébauche de l’ordre du jour et des procès-verbaux des rencontres régulières et à huis clos ainsi que de l’Asemblée annuelle et publier la documentation pertinente dans SharePoint;
- Préparer la présentation PowerPoint pour le déroulement des réunions et voir aux aspects organisationnels de celles-ci;
- Agir comme point de contact pour les membres du CA et des comités afin de répondre à leurs besoins;
- Voir à tous les aspects organisationnels et logistiques en lien avec les besoins des membres comme la gestion des agendas et des courriels, l’organisation de voyages d’affaires, l’inscription à des formations et conférences;
- Coordonner la participation de membres du CA à des événements externes ou internes en lien avec Montfort y compris répondre à leurs demandes, leur fournir l’information disponible et voir à établir un lien entre les membres et les organismes organisateurs;
- Assurer un suivi budgétaire du bureau de la gouvernance;
- Préparer les affichages de dépenses des membres du CA.
Gestion du bureau de la direction générale
- Voir à l’organisation matérielle du bureau, tenir un inventaire des fournitures de bureau et commander le matériel/équipement nécessaire au bon fonctionnement;
- Assurer un suivi pour les feuilles de temps électroniques du Bureau du Président-directeur général ;
- Maintenir à jour les politiques et procédures de la direction générale;
- Assurer le paiement des factures et le renouvellement des abonnements aux différentes associations professionnelles des membres du CA ;
- Assurer le respect des échéances et obligations en lien avec les divers ententes et contrats en vigueur;
- Au besoin, coordonner les rencontres du bureau de la direction générale et du PDG;
- Transiger avec les membres du personnel et assurer un suivi aux demandes de ceux-ci;
- S’assurer que le PDG, le chef de la gouvernance et conseiller exécutif et les membres du CA sont tenus au courant des questions importantes qui requièrent leur attention.
Relations externes
- Transiger selon les besoins, avec les membres de la communauté;
- Recevoir les commentaires de satisfaction et les plaintes de la communauté et assurer un suivi de celles-ci;
- Transiger selon les besoins, avec le ministère de la Santé, le ministère des Soins de longue durée, Santé Ontario, le cabinet de dirigeants universitaires, visiteurs ou autres.
Profil d’exigences
Éducation et expérience
- Détenir un diplôme d’études collégiales de deux (2) ans dans un domaine de la bureautique;
- Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste jugé équivalent et comportant des responsabilités de coordination de comités et réunions ainsi que la rédaction de procès-verbaux;
- Posséder des aptitudes organisationnelles développées;
- Démontrer d’excellentes habiletés à communiquer par écrit et oralement en français et en anglais (grammaire/vocabulaire/orthographe);
- Connaissance approfondie de la suite « Microsoft Office »
Atouts
- Posséder une expérience en milieu hospitalier;
- Posséder une expérience en planification d’événements.
Compétences clés
L’Hôpital Montfort reconnaît l’importance d’une approche centrée sur le patient, rendue possible grâce à la collaboration de l’ensemble de ses employés et à l’engagement de chacun à offrir des soins de qualité supérieure. Chaque membre du personnel contribue activement à cette mission par son sens des responsabilités et son souci constant d’excellence.
Pour ce faire, vous possédez les compétences clés suivantes :
- Capacité d'analyse
- Résolution de problèmes
- Communications interpersonnelles
- Persuasion
- Autonomie
- Conscience de soi
- Habiletés techniques/professionnelles.
Déclaration
Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.
Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.
Équité en matière d’emploi
L’Hôpital Montfort souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.
Mesures d’adaptation
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au at@montfort.on.ca dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.
L’Hôpital Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.
Divulgation relative à l’intelligence artificielle
L’Hôpital Montfort pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.
Communication avec les candidats
Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.
Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, l’Hôpital Montfort s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.
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